SmartHRコミュニケーションデザイングループ （コムデ） の sahalog です。 2020年8月に入社して半年以上経ち、これまで取り組んできたことが形になってきたので、残しておこうと思います。
今までしっかり整っていなかった営業資料制作体制を半年でつくったぞという話です。
- どうやって制作体制を作ればいいか分からない
- タスクに追われてしまっていて、仕組みで解決したい
- デザイナーとして、つくること以上に価値を出してみたい
そんな方におすすめです！
事業が急成長しているSmartHRには、多くの営業資料があります。
一般的によく言われる営業資料のような、サービスのことがわかる資料はもちろん、機能単位での訴求をしている資料や関西・九州・東海にも支店があるので、支店ごとの資料もあります。
半年前に入社した時点では、この膨大な数の営業資料は「そもそもどこにあるのか」「誰が作成しているのか」が不透明な状況でした。
デザイナーとして入社したものの、15年デザイナーとしてやってきた個人としても「ただつくるだけではなく、もっと大きな価値になるような、仕組みからつくらねば」と思っていたので、自分から体制づくりをすることにしました。
とはいえ、自分も営業資料が何を指しているのか、どんなものがあるのかを把握するところから、始める必要がありました。
まずは当時、コムデに営業資料の制作を依頼していたセールスプランニングのふじぴーさんにヒアリング。
営業資料と呼ばれるものはどれだけあるのか？どんな用途で使われているのか？ファイルの保管場所はどこか？など話し合いながらざっくりと可視化しました。
この図は、ふじぴーさんと相談しながらつくったものです。
デザイナーだからこそ、文字だけでまとめるよりも、図などを使って直感的に伝わる方法で共有するように、普段から意識をしています。
ふじぴーさんと話しつつ、同時にコムデやSmartHRの雰囲気、カルチャーを掴むために、入社してすぐの1週目にコムデメンバー全員に1on1を申し込みました。
仕組みづくりも、その会社のカルチャーや風土に合ったものでなければ、形骸化してしまったり、定着しなかったりするので、今のやり方やみんなの考え方を知ろうというものです。
さめまるさんの事例でもあったように、社内ではSlackワークフローを使った依頼が定着していたこともあり、同じ流れで営業資料も依頼を受けられるように統一。
この時も、セールスメンバーや、コムデメンバーに対して、こんなワークフローでやりますよ、というのを可視化して提示しました。
ミーティングをしていて、テキストだけで伝えてしまうと、相手にうまく伝わっていなかったり、伝わる情報が減ってしまうことがあるので、なるべく可視化することを心掛けています。
セールスメンバーへ、新しいワークフローで試験的にやってみる旨を伝えて、運用を始めます。
実はこの共有部分もすごく重要で、単純に周知をすれば良いというわけじゃないと思っています。
入社して間もない自分は、セールスメンバーからの認知も、「この人に任せておけば大丈夫」という信頼も、まだまだ得られていない状況です。
そのタイミングで、自分から周知をしていくことで、「この人に何かあれば聞けば良いんだな」「困ったらこの人にお願いしよう」といった、認知と信頼を得ていくことに繋がると考えて動いてました。
試験的な運用をしてみて、ある程度自分が窓口となる体制はうまくいきました。 次に着手したのは、「より多くの資料づくりができるための、戦力拡大」です。 仕組みづくりは、フローを整えるだけじゃなく、回るようにリソースを確保することも大事です。
営業資料更新を手伝ってくださる方がいるおかげもあり、かなり新体制が機能してきました。
整理した最新の関係図になりますが、今はこのような形で可視化を行い、さらに仕組みづくりを次のステップへと進めています。
どのユニット (部署) から、どんな資料がくるのか、誰が窓口となるのかを可視化して、セールスメンバー、コムデメンバーともに動きやすくしています。
今後は、自分が一括で窓口を担っていたものを、徐々に「自分じゃなくともプロジェクトが滞りなく進行する体制にしていく」を目指しています。
デザイナーとしては15年ほどやってきて、代理店や事業会社など、さまざまなところでデザインに関わらせてもらいました。
SmartHRもそうですが、どんどん優秀なデザイナーが入ってくる中で、「ずっとデザイン+αの強みを持たないとまずい...」と思う自分もいて、新しい伸びしろを探していた自分には、仕組みづくりはピッタリでした。
仕組みをつくることで、もっと他の人も自分も仕事がしやすくなる。そのために可視化をし、信頼をつくる、自分で決めていくということをやってきました。
つくるだけじゃないデザインの価値、デザイナーの伸びしろを感じていただけたら嬉しいです。
ここまで読んで頂きありがとうございました。少しでも仕組みづくりの参考になれば幸いです。