SmartHRコミュニケーションデザイングループ (コムデ) のみやもとです。
コムデの人数も増えてきて、2022年1月時点では業務委託や派遣の方々も含めると26名になりました。
どんどん拡大するコムデでは、毎月のように新しい方を受け入れています。
受け入れ人数が増えていくにつれて、ツールの招待や、グループのオリエンテーションなどオンボーディングの回数も増えてきました。
今回は、そんな増えていくオンボーディングを「誰が担当しても、素早くコムデで活躍してもらう」ために仕組みに落とし込んでいった話です。
ちなみに、全新入社員共通のオリエンテーションは人事グループによりすばらしく工夫されており、ここでは「グループ内でのオリエンテーション」のお話となります。
コムデのオンボーディングは「ツールのインストール」「SmartHRのミッション・バリューへの理解を深める」「グループ内オリエンテーション」「各種ミーティングへの参加」など、さまざまな種類に分類されます。
新しく入った方も受け入れを担当するコムデメンバーも抜け漏れなくオンボーディングタスクを行えるようにAsanaを使ってリストにしています。
受け入れ担当も、新たに入社してくる方も、同じタスクリストでオンボーディングを進めています。
FigmaやAdobeなどのデザインツールはもちろん、miroやGitHub、Notionなどさまざまなツールを使っているので、ツールのインストールだけでも多くあります。
また、コムデのグループ全体に関するオリエンテーションや、受け入れを担当するメンターからのオリエンテーションなど、複数の人がオンボーディングに関わるので、担当を明確にすることで抜け漏れを防いでいます。
そして、このAsanaのリストの裏側では、スプレッドシートを使ってタスクリストの雛形をつくっています。
スプレッドシートをCSVとしてエクスポートし、新たなメンバーの受け入れがあるごとにAsanaにインポートしてタスクリストにしています。
タスクリストに変更があれば、スプレッドシートを更新すれば良いので、運用も簡単です。実際、私以外にも改良点に気づいたメンバーが内容を適時修正してくれています。
このAsanaによるオンボーディングタスクリストは、これまでのコムデメンバーによるオンボーディングの工夫の賜物でもあります。
以前は、DocBaseを使い資料形式でのオンボーディングを行っていました。
samemaruさんが用意してくれた資料
そこから、 bebeさんやsahalogさんがスプレッドシートでの管理を試みてくれたのが2021年の9月頃です。
マーケティンググループのオンボーディングリストを参考にしています
このスプレッドシートでのオンボーディングタスクリストができたタイミングで入社されたのがhase0831さんでした。
hase0831さんからこんな素敵な提案があり、Asanaでのタスクリスト化が始まったのです。
私がAsana化を行ったのは特に決められていたわけではなかったのですが、初めて自分が受け入れ担当としてオンボーディングを行う予定があり、「改善するなら今しかない！」と思ったためです。
こうして、タスクを再度洗い出したり、既存の資料を見直したり、Asanaでの運用方法を決めたりと今の形に落ち着いていきました。
受け入れ担当メンバーがタスクリストを準備するための、手順資料も作成しました
オンボーディングを担当したことがなかった私でも、オンボーディングタスクリストでスムーズに新しいメンバーの受け入れができました。
これまでは、新しく入ったメンバーから「このデータが閲覧できません」と言われ、はじめてツールの案内をする、といったように都度対応していた場面も多かったのですが、仕組みに落としたことで「属人化しない」ようになってきました。
新しく入ったメンバーがAsanaでタスク完了すると、Slackにも通知が飛んでくるので、チームメンバーもオンボーディングの進捗がわかります。リモートワークの環境下では相手の状況が見えにくくなる中、受け入れ担当が安心感を感じられるという効果がありました。
実際にオンボーディングを受けたメンバーからもこんな感想をもらえました。（予想以上に多くの感想をいただいたので、一部を載せています😇 載せられなかった方ゴメンナサイ…めちゃめちゃ嬉しかったです！）
こんな感じでSlackで聞いてみると...
記念すべき最初のAsanaタスクリストでの受け入れとなったyamachiさん
2022年1月ご入社のChihariさん
タスクリストは使用感のフィードバックをもらい、月ごとにブラッシュアップをしています。とくに初期は「完了条件がわかりにくかった」という声が多く、「タスクリスト」ならではの改善点でした。
誰がオンボーディングを担当しても、いち早くコムデの一員として活躍するための仕組みをこれからも作っていけたらいいなと思っています。
そして、今後はオンボーディングタスクリストの使い心地など、実際に入社された方と一緒に振り返るのはもちろん、他チームの取り組みからももっと盗める部分を盗んでいきたいと思っています。
例えば、コムデ内のユニット（※）のオリエンテーション資料は、sahalogさんがインサイドセールスでの資料を参考にしてつくったものだそうです。
※ コムデのユニットの詳細はこちらをご覧ください。
新しく入るメンバーとの約束や、お願いごとなどは、インサイドセールスのチームから参考にさせていただきました。
他にもカスタマーサクセスのOps（オペレーション企画）チームなど、仕組み化にすごく力を入れているので、社内の知見も積極的に参考にさせていただきながら、オンボーディングの改善を進めていきたいと考えています。
「自律駆動」というバリューのもと、さまざまなチームが独自の仕組みや改善を行っているので、盗めるところがたくさんあるのは、すごくありがたい環境です。
先ほども少し触れましたが、これまでのオンボーディングは「あとはよろしく！」というように、よしなに行っていた部分も実際ありました。
ですが、チームが拡大するにつれ、こぼれるボールや抜けもれるタスクも増えてきたため、今回のように仕組みで解決することを試してみました。
私のようにはじめてオンボーディングを担当することになったメンバーでも、安心して対応できるようになりましたし、なにより、新しい環境で不安だらけの新しいメンバーがスムーズに滑り出せる手助けになっていることがうれしいです。
samemaruさんのSlackの依頼チャンネルもその一つですが、仕組みでより良いチーム、働き方をつくっていけるといいなと思っています。
協力してくれたhase0831さん、これまでのオンボーディングの土台をつくってくれたbebeさん、sahalogさんはじめコムデのみんな、協力いただいたみなさんに感謝です。
最後に、載せきれなかった受け入れ担当メンバーからの喜びの声をご紹介します。
今後も仕組みでより良いチーム、働き方をつくっていけるといいなと思っています。
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コムデは、SmartHRは、まだまだ成長途中の組織です。一緒にSmartHRについて考え、試行錯誤し、作り上げていってくれる仲間を求めています！ラフにお話だけでもぜひぜひ
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おわり
